Какие должны быть документы

Содержание

Какие документы должен иметь при себе водитель в 2021 году

Какие должны быть документы

Полный список документов перечислен в ПДД. Водители легковых автомобилей должны возить с собой и предъявлять инспекторам:

Водительское удостоверение (ВУ) или временное разрешениеСвидетельство о регистрации автомобиля (СТС)Полис ОСАГО

Если на авто установлен знак «Инвалид», водитель также должен иметь документы, подтверждающиеего инвалидность. Если у автомобиля есть прицеп, нужно предъявить СТС и на него. Все документы должны быть оригиналами. Владельцы электронных полисов могут показывать их с экрана смартфона или распечатать бумажную копию.

Формально электронный полис уравняли в правах с бумажным в ПДД. Полис можно показать инспектору с экрана смартфона, а он проверит данные в специальной системе. Но на случай технических проблем, например, с мобильным интернетом на лесной дороге, лучше иметь при себе распечатку.

Если ВУ или полиса просто нет с собой, то можно отделаться предупреждением или штрафом в 500 ₽. Но нужно помнить: штраф может выписать каждый остановивший вас инспектор. У ГИБДД есть доступ к базам документов. Если какого-то документа нет в принципе, санкции серьезнее.

Вот самые распространенные нарушения и санкции за них:

С правами все в порядке, но водительского удостоверения нет при себеПредупреждение или штраф 500 ₽Действующего водительского удостоверения нет в принципе (кроме случая обучения вождению)ч.1 ст. 12.7 КоАП РФ, ч.1 ст.27.

13 КоАП РФШтраф от 5 000 до 15 000 ₽, эвакуация на штрафстоянкуУдостоверения нет, а водитель ранее был лишен права управления автомобилемч.2 ст. 12.7 КоАП РФ, ч.1 ст.27.

13 КоАП РФШтраф 30 000 ₽ или арест на 15 суток или 100-200 часов обязательных работ, эвакуация на штрафстоянкуСТС на автомобиль или прицеп нет при себеч.1 ст.12.3 КоАП РФ, ч.1 ст.27.

13 КоАП РФПредупреждение или штраф 500 ₽, эвакуация на штрафстоянкуУ автомобиля нет действующего СТС (например, после получения по наследству)ч.1 ст. 19.22 КоАП РФ, ч.1-1.1 ст. 12.1 КоАП РФШтраф 1 500 – 2 000 ₽ за нарушение правил регистрации
Штраф 500 – 800 ₽ за управление незарегистрированным автомобилем. При повторном нарушении – штраф 5 000 ₽ или лишение прав на 1-3 мес.

Установлен знак «Инвалид», а документа об инвалидности нетч.2 ст.12.4 КоАП РФ, ч.4.1 ст.12.

5 КоАП РФШтраф 10 000 ₽ и конфискация знакаАвтомобиль со знаком «Инвалид» припаркован на стоянке для инвалидов, а документа об инвалидности нетч.2 ст.12.19 КоАП РФ, ч.1 ст.27.

13 КоАП РФШтраф 5 000 ₽ и эвакуация на штрафстоянкуПолиса ОСАГО нет при себеПредупреждение или штраф 500 ₽

Подробнее о штрафах за отсутствие ОСАГО и о том, как не купить поддельный полис здесь.

По закону у водителя нет обязанности возить с собой паспорт. Отдельный случай — временное разрешение, его выдают при утере или краже ВУ. Поскольку на нем нет фотографии, предъявлять его нужно с паспортом.

Сотрудники ГИБДД, как и все полицейские, имеют право проверить паспорт у любого гражданина.

Но для этого должны быть основания: подозрение в совершении уголовного преступления, административного правонарушения или розыск.

Также паспорта у водителей могут проверять во время режима повышенной готовности или ЧС. Например, так делали московские полицейские во время эпидемии коронавируса в апреле 2020 года.

Возить с собой ДК по правилам не нужно, а штрафы за отсутствие карты еще не введены. В 2019 году вышел закон об изменениях в техосмотре, вводивший новые штрафы за отсутствие ДК и фотофиксацию нарушения на дорогах. Из-за эпидемии коронавируса в 2020 году введение санкций отложили — до 1 марта 2022 года.

ПТС должен быть у каждого автомобиля, но ПДД не обязывают возить его с собой. Он нужен при покупке или продаже авто, сотрудники полиции не имеют права требовать его предъявить.

На практике ПТС пригодится, если у вас нет на руках СТС, например, если автомобиль куплен недавно. В таких случаях инспектор может попросить договор купли-продажи и ПТС.

Обычно договора достаточно, чтобы избежать штрафа за отсутствие СТС.

Возить с собой доверенность на управление чужим автомобилем не нужно с 2012 года. Сейчас достаточно вписать водителя в страховой полис и иметь при себе СТС.

Но в некоторых случаях доверенность может помочь, например, без нее невозможно выехать на чужом автомобиле за границу.

Также она понадобится, чтобы забрать чужой автомобиль со стоянки, пройти с ним техосмотр, регистрировать в ГИБДД, продавать его или сдавать в аренду.

Документы на новый автомобиль

По закону автомобиль нужно зарегистрировать в ГИБДД и получить СТС в течение 10 дней после покупки (подписания договора купли-продажи). На практике лучше возить с собой договор, он поможет доказать дату покупки автомобиля и избежать штрафа за отсутствие СТС.

Ездить эти 10 дней без полиса ОСАГО нельзя: можно получить штраф, а в случае ДТП придется возмещать ущерб своими деньгами. Полис нужно оформить до регистрации в ГИБДД на срок от 3 месяцев. Иногда оформляют «транзитный полис ОСАГО» на срок до 20 дней, но на практике зарегистрировать автомобиль с ним нельзя.

Источник: https://bip.ru/dokumenty-voditelya

Сколько времени надо хранить документы организации и ИП

Какие должны быть документы

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих.

И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.

Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”. Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье.

Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП).

Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского  учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные  ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документыпостоянно
Лицензии и сертификаты соответствияпостоянно
Бухгалтерская годовая отчетностьпостоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов4 года
Налоговые декларации5 лет
КУДиР для УСНпостоянно
Годовые расчетные ведомости в ФССпостоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)5 лет
Документы, связанные с ККТ5 лет
Документы по охране труда5 лет
Трудовые договоры75 лет
Личные дела руководителей организациипостоянно
Личные дела работников75 лет
Личные карточки работников75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив – хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить.

За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды.

В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Источник: https://www.regberry.ru/malyy-biznes/dokumenty-organizacii

Перечень обязательных внутренних документов ООО

Какие должны быть документы

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

  1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
  2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
  3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
  4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
  5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
  6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
  7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
  8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
  9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
  10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
  11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

  1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
  2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
  3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

  1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
  2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
  3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
  4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
  5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

  1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
  2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
  3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
  4. Положение о защите персональных данных работников.
  5. Личные карточки работников по форме Т-2.
  6. Штатное расписание по форме Т-3.
  7. Графики отпусков по форме Т-7.
  8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
  9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
  10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
  11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
  12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
  13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
  14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

  1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
  2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
  3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
  4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
  5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения
Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета, 75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых) 5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза 4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь
с условиями использования.

Ошибка создания аккаунта. Пожалуйста, сообщите info@malyi-biznes.ru

Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа…

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/dokumenty-organizacii/

Жизнь по бумажкам: сколько документов нужно человеку?

Какие должны быть документы

Не задумывались, как много места в нашей жизни занимают документы? Давайте пройдем путь от начала до конца и посмотрим, сколько бумажек сопровождает нас.

Представьте: родилась Мария Иванова. Свидетельство о её рождении родители получают сразу при выписке из родильного отделения (если в роддоме работает специалист ЗАГСа). Иначе родителям нужно взять справку о рождении, обменную карту, отнести документы в ЗАГС, чтобы оформить свидетельство о рождении.Потом необходимо зарегистрировать ребенка в своей квартире. А ещё – оформить гражданство. И желательно сразу оформить медполис и сделать СНИЛС.Получается вот такая стопка бумажек:

Вот Машенька подрастает и должна идти в детский сад. И её родители готовятся собирать новые документы: образец заявления и договор им дадут в учреждении, направление – в комитете образования. А ещё нужно будет не забыть медицинскую и прививочную карты, справку из поликлиники, копии свидетельства о рождении и СНИЛСА.

Маша подросла и собирается в первый класс. Всего-то нужно собрать: заявление, копии свидетельства о рождении, медполиса и вкладыша о гражданстве, справку о прививках и медкарту. Ещё может понадобиться паспорт одного из родителей и справка о регистрации.

Как быстро летит время! Маша уже заканчивает 11 класс. Она совсем выросла, а значит, собирать документы для поступления в вуз ей придётся самой. Тут всё довольно просто: заявление, аттестат, копия паспорта, медсправка и, конечно же, шесть фотографий 3х4. А ещё у Маши накопилось портфолио – его тоже можно приложить.

Если бы Маша была мальчиком, до 27 лет ей нужно было бы пойти служить. В военкомат Маша взяла бы с собой копии паспорта и документа об образовании, справку ф-9 (потому что постоянная регистрация), справки с места учебы и работы, приписное свидетельство и, конечно же, фотографии.

Мария получила высшее образование и решила устроиться на работу. Служба негосударственная, поэтому список документов не такой уж и большой. Всего-то нужно заявление, документ об образовании, трудовая книжка, ИНН, копия паспорта. И, конечно же, могут понадобиться фотографии – куда же без них.

Маша собралась замуж. Для этого нужно всего-то совместное заявление о заключении брака, паспорта и квитанция об уплате госпошлины.Отдельная история – смена фамилии. Чтобы стать Петровой, нашей героине придётся поменять паспорт, свидетельства о постановке на учёт в пенсионном фонде и о присвоении ИНН, трудовую книжку, страховой полис, водительское удостоверение, документы на недвижимость и многое другое. Новой семье необходима квартира, поэтому Маша берёт ипотеку. Здесь всё несколько сложнее. Пакет документов для получения ипотеки условно можно разделить на три вида: обязательные к предоставлению, предоставляемые при наличии и те, которые могут потребоваться дополнительно по усмотрению банка.В обязательном порядке она предоставляет в банк: заявление-анкету на оформление кредита; паспорт, заверенную копию трудовой книжки, трудовой договор, документ, подтверждающий доход и свидетельство государственного пенсионного страхования. А ещё ей нужно подготовить правоустанавливающие документы на объект недвижимости, схему помещения и его характеристику, отчёт о стоимости недвижимости, паспорт продавца, выписку из Единого госреестра прав об отсутствии арестов и запрещений и при необходимости – нотариально заверенное согласие супруга продавца на заключение договора купли-продажи.Ещё Мария помнит, что при наличии обязательно нужно предоставить водительское удостоверение, документы об образовании, свидетельства о браке и о рождении детей, брачный контракт.Нужно совсем немного – и вот уже Мария получит долгожданный кредит! Пока вы листали эти документы, Мария уже всё оформила и купила квартиру. Теперь ей необходимо там прописаться, а прежде – выписаться из предыдущей квартиры. Что нужно ей на этот раз? Давайте посчитаем: документы на квартиру, документы собственника квартиры, его согласие на регистрацию, документы прописывающегося, заявление прописывающегося о регистрации и листок убытия.А ещё Мария родила и теперь собирает документы для ребёнка. Но возвращаться к ним мы, пожалуй, не будем. Время летит неумолимо. Представляете, Мария уже идёт на пенсию (её ещё называют страховой пенсией по старости). Чтобы получить такую, ей нужно предоставить целый ряд документов.На Крайнем Севере Мария не жила, в сельской местности тоже, многодетной матерью тоже не стала, поэтому документов, подтверждающих это у неё нет. Мария умерла. Но её путь из документов продлится немного дольше, чем жизнь. Как бы ни горевали её родственники, в первые же часы им придётся получить у бригады скорой помощи справку о констатации смерти, а ещё протокол осмотра тела и документы от работников морга.В первые дни нужно будет получить медицинское свидетельство о смерти, предоставив следующие документы: паспорт и медицинский полис покойного, справку о факте смерти, протокол осмотра тела, медкарту умершего, паспорт заявителя. Следующий шаг – получение в ЗАГСе гербового свидетельства о смерти. А ещё им предстоит оформить договор об оказании ритуальных услуг, заявление о захоронении, получить уведомление о получении пособия на погребение.Но и это ещё не всё. В следующие несколько месяцев нужно будет получить справку о захоронении и заняться правами на получение наследства.Только после этого мы можем поставить точку в документальной жизни нашей героини.

Авторы: Вероника Кизима, Александра Кушнарева

Вернуться на главную страницу

Источник: https://atvmedia.ru/materials/zhizn-po-bumazhkam-skolko-dokumentov-nuzhno-cheloveku

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Какие должны быть документы

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.  

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
  • УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Статья: Как обманывают в договорах

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ.

На патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели, а остальные освобождены.

Посмотрите список в статье, там же вы найдёте информацию об отсрочке до 2021 года для ИП без сотрудников и полную инструкцию по переходу на онлайн-кассы.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя.

Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя.

 Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

Статья: товарная накладная ТОРГ‑12

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения). 

Статья актуальна на 02.02.2021

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/129

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.