Как грамотно составить документ

Как оформлять деловые документы в России

Как грамотно составить документ

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Источник: ГОСТ Р 7.0.97-2016

Мы прочитали его весь — вот главное.

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечаютЭто пример оформления продольного бланка из госта для документов

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий» Начальнику транспортного цеха

Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовокХороший заголовок
ПриказПриказ о повышении заработной платы

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документаФорма обращенияПример
ПриказПервое лицо, единственное числоПриказываю
Документ от имени органа из нескольких человекТретье лицо, единственное числоСобрание собственников решило (а не «мы решили»)
ПротоколТретье лицо, множественное числоВыступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводовТретье лицо, единственное или множественное числоКомиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письмаПервое лицо, любое число или третье лицо, единственное числоПрошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/news/gost-document/

Общие правила составления и оформления документов

Как грамотно составить документ

Рассмотрим общие правила составления и оформления документов.

Несмотря на различия в назначении и содержании документов, их составление и оформление подчиняется общим требованиям (правилам), содержа­щимся в ГОСТах, приказах  и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой.

Эти требования (правила) касают­ся содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, картриджей, лент для пишущих машин и пр. В целом выделяют следующие основные требования:

1)    юридические тре­бования или требования правовой культуры;

2)    требования информаци­онной культуры;

3)    требования оперативности изготовления, оформле­ния и обработки документов;

4)    требования технической эстетики.

Юридические требования, предъявляемые к документам,обеспечивают юридическую силу до­кумента, т. е.

основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе сведений, а следователь­но, обязательность документа для определенной категории лиц.

Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного долж­ностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции.

Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно ем­ким, то есть при минимуме текста в документе должен содержаться максимум информации и излагаться ясным, убеди­тельным, понятным для адресата языком.

 Требования оперативности изготовления, оформления и обра­ботки документов заключаются в том, что при составлении документов следует учитывать, что после изготовления, как правило, регистрируют, отправ­ляют к месту их получения, обрабатывают и т. д.

Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов. Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут ра­ботать многие сотрудники (машинистка, секретарь, делопроизводи­тель и пр.

) Причем каждому из них требуется различная информа­ция, содержащаяся в документе.

Каждый документ содержит оперативную и статистическую ин­формацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована прежде всего конкретному должностному лицу (например, исполнителю документа).

Статисти­ческая информация – сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные главным образом работникам делопроизводственных подразделений. Эта информация содержится в реквизитах документа.

Правильное вы­полнение реквизитов способствует оперативному, с наименьшими затратами усилий изготовлению, оформлению и обработке докумен­тов.

В документе не должно быть помарок и исправлений.

Документирование информации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации.

Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный (рис. 23).

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае исполнителем документа в зависимости от характера и назначения документа.

Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times №ew Roma№ размером 13–15 через один-два интервала.

Для выделения части текста документа (за исключением писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

При использовании в тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств, входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста шрифтами меньшего размера. При использовании других программных редакторов при необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами исходя из размера печатных знаков. Документы на бланках или листах бумаги формата А4 печатаются, как правило, через 1–2 межстрочных интервала, а формата А5 и менее – через 1 межстрочный интервал.

При подготовке и оформлении документов могут использоваться следующие реквизиты[1].

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом “О Государственном гербе Российской Феде­рации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга­низаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст­венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 3 января 2007 г. следует оформлять 03.01.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 03 января 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.03.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой “К”, словом или штампом “Контроль”.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (“имеете”, “владеете” или “были”, “находились” и т. д.).

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах едино­началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (“приказываю”, “предлагаю”, “прошу”).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (“постановляет”, “решил”). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (“приказываем”, “решили”).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (“слушали”, “выступили”, “постановили”, “решили”).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразде­лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (“отдел осуществляет функции”, “в состав объединения входят”, “комиссия установила”).

В письмах используют следующие формы изложения:

–       от первого лица множественного числа (“просим направить”, “направляем на рассмотрение”);

–       от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”);

–       от третьего лица единственного числа (“министерство не возражает”, “ВНИИСМС считает возможным”).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Источник: https://magref.ru/obshhie-pravila-sostavleniya-i-oformleniya-dokumentov/

Как составить юридический документ

Как грамотно составить документ

  • Как составить юридический документ

Одна из причин, по которой простые смертные идут к юристам за помощью, является невозможность самостоятельно составить грамотно юридический документ. Такая же проблема подстерегает новоиспечённых юристов, которых не учат в институтах искусству юридического письма и всё приходится постигать тернистым путём долгой практики.

Но если для граждан создано великое множество различных образцов документов, которые можно найти в интернете и просто вписать туда свои данные, то практикующие молодые юристы такими писульками не отделаются. Не профессионально, знаете ли.

Однако не стоит бояться своей работы. Да, конечно, юридические знания и навыки, несомненно, являются частью составления грамотного документа, так же как и грамматика с лексикой. Но вы всегда должны помнить, что основные ваши соратники при составлении любого документа (письма, претензии, иска, заявления, жалобы) – это простота изложения и творческий подход.

В школе я не умела писать сочинения. Для меня было мукой высосать из пальца личностные характеристики Печорина или душевные терзания Анны Карениной. А вот письма писала с удовольствием и получала от этого наслаждение, которое не знакомо молодому поколению, общающемуся посредством соцсетей.

Так вот, когда вы составляете юридический документ, помните, что вы пишите сочинение, но так, как если бы писали письмо. Ведь читать ваш опус будет такой же человек, как и вы, независимо от рангов и регалий, и ему должно быть понятно то, что он читает.

Краткость – сестра таланта. А. П. Чехов

Представьте, что вам дали прочитать рецепт вишнёвого пирога, написанный буквально по-дурацки: не «возьмите тесто и раскатайте его скалкой», а «возьмите смесь муки, воды, сахара и яиц и раскатайте это цилиндрическим предметом кухонной утвари». Думаю, после такого рецепта желание печь пирог отпадёт раз и навсегда.

То же самое и с документом. Он должен быть составлен так, чтобы его было легко читать. И это главное! А всё остальное само собой приложится.

ПЛАН

Итак, с чего обычно начинается сочинение? Правильно, с плана. Но чтобы составить план для юридического сочинения, надо изучить доказательственную базу. Вы же должны знать, что конкретно хотите написать, или хотя бы иметь какие-то мысленные наброски. Для этого необходимо перешерстить законодательство, чтобы иметь представление о том, как вы будете отстаивать свои интересы, на что опираться.

Пример. Допустим, ваш подрядчик подал иск в суд о взыскании неустойки за просрочку оплаты подрядных работ. Изучив внимательно все документы, вы установили, что у подрядчика тоже рыльце в пушку, так как он просрочил выполнение работ.

Договорная неустойка за просрочку выполнения обязательства в вашем случае не установлена, значит, вы можете применить взыскание процентов за пользование чужими денежными средствами.

А учитывая, что у вас появились встречные требования, то вы уже пишите не отзыв, а встречный иск.

Всё, примерные аргументы сформированы. Теперь план составить легко. Для этого надо всего лишь помнить правила написания «юридических сочинений»: вступление, описание, вывод.

Причём описаний и выводов может быть несколько. Всё это поможет соблюсти логическое изложение мыслей.

Помните о том, что каждое ваше резюме должно вытекать из предыдущего умозаключения, чтобы, в конце концов, подвести общий итог всему изложенному.

Смутно пишут о том, что смутно себе представляют. М. В. Ломоносов

Краткий пример. Налоговой вынесено решение о привлечении ООО к ответственности по ст. … и взыскании штрафа в сумме.

ООО привлечено к ответственности за несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ. (суть событий — вступление)

Ст. … установлены обстоятельства, смягчающие ответственность за данное правонарушение, перечень обстоятельств не является исчерпывающим. (ссылка на закон — описание)

Однако при вынесении своего решения налоговый орган не учёл наличие следующих смягчающих обстоятельств.(промежуточный вывод)

Причиной неполучения налоговым органом в установленный срок сведений по форме 2-НДФЛ явилось…

Вместе с тем в ходе выездной налоговой проверки было установлено добровольное полное перечисление налога на доходы физлиц (отражено в Акте), а значит требования налогового законодательства по исчислению, удержанию и перечислению налога были соблюдены ООО.(суть событий и ссылка на ненормативный акт — описание, промежуточный вывод)

Таким образом, несвоевременная передача сведений не может быть признана умышленной, при том, что общество добровольно уплатило налог, а значит вредных последствий для бюджета не возникло. Кроме того, общество впервые совершило данное правонарушение.

В связи с этим считаем назначенный штраф абсолютно не соразмерным последствиям совершённого правонарушения. (промежуточный вывод)

Согласно ст. … при наличии хотя бы одного смягчающего ответственность обстоятельства размер штрафа подлежит уменьшению не менее, чем в 2 раза.(ссылка на закон — описание)

Учитывая, что все вышеуказанные обстоятельства являются смягчающими для ответственности ООО, размер штрафа подлежит уменьшению.(окончательныйвывод)

На основании изложенного и руководствуясь ст. …, прошу: уменьшить размер штрафа.

Заметьте, что апелляционные и кассационные жалобы по своему содержанию очень похожи на отзывы к исковым заявлениям. То есть их смысл в том, чтобы «отбить» доводы оппонента или выводы суда, изложенные в судебном акте. Поэтому они должны быть разделены на части, каждая из которых посвящается разбору определённого вопроса. 

Теперь очень важный момент. Каждая повествующая часть вашего сочинения должна содержать ссылки на нормативную базу и вывод о том, что оппонентом не выполнены требования законодательства или заключённого договора и что за это грозит. Например:

По условиям договора (п. 3.1) Ответчик должен был поставить товар в течение 10 дней с момента оплаты, то есть не позднее 1 апреля 2015 г. Однако, до настоящего времени товар нами не получен. – это констатация

Согласно п. 8.1 договора, в случае просрочки поставки товара могут быть начислены пени в размере 0,1% от стоимости товара за каждый день просрочки. – ссылка

Соответственно пени за просрочку поставки составляют 30 000-00 рублей. – это вывод

Легко читать? По-моему, да и понятно любому человеку, даже не имеющему юридического образования. Ваш текст должен быть одной большой лаконичной логической цепочкой с изложением фактов и выводов, примерно  так:

— заключён договор, каковы обязательства ваши и оппонента;

— сроки выполнения обязательств, практическое их выполнение (причины);

— ссылки на нормативную базу, которая нарушена или соблюдена;

— ваш вывод о том, что должно быть присуждено.

Иногда можно пойти и от обратного, то есть сначала изложить выводы, а потом сопоставить их с вашей проблемой. Тут уже надо подключать творческую жилку.

ССЫЛКИ  НА  ЗАКОНЫ

Следующая важная деталь – не переписывать дословно законы, а брать из них только необходимые выдержки, позволяющие обратить внимание на суть вашего дела. То есть надо извлечь из закона основную мысль. Это также способствует краткости и ясности изложения.

Всё нужно делать как можно проще, но не проще простого. А. Энштейн

Например, посмотрите, как выглядит в оригинале очень часто используемая статья 395 ГК:

  1. За пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате либо неосновательного получения или сбережения за счет другого лица подлежат уплате проценты на сумму этих средств. Размер процентов определяется существующей в месте жительства кредитора, а если кредитором является юридическое лицо, в месте его нахождения учетной ставкой банковского процента на день исполнения денежного обязательства или его соответствующей части. При взыскании долга в судебном порядке суд может удовлетворить требование кредитора, исходя из учетной ставки банковского процента на день предъявления иска или на день вынесения решения. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором.

Вам бы понравилось такое перечитывать? Не думаю, тем более что статью и так юристы знают почти наизусть. Поэтому примените только ту её часть, которая наиболее отражает суть вашей проблемы:

В силу ст. 395 ГК РФ за пользование чужими денежными средствами вследствие уклонения от их возврата подлежат уплате проценты на сумму этих средств.

Либо:

В случае уклонениялицом от возврата денежных средств подлежат уплате проценты за пользование чужими денежными средствами (ст. 395 ГК РФ).

Всё! Ключевая фраза здесь – уклонение от возврата, то есть вы делаете акцент на то, что ваш должник отказывается вернуть вам некие денежные средства и ответственность за это прямо предусмотрена законом.

Ещё одна важная норма ГК, которую можно использовать буквально в каждом случае – это надлежащее исполнение обязательств. Вот как это выглядит в оригинале:

ст. 309 ГК РФ

Обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона, иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований — в соответствии с обычаями делового оборота или иными обычно предъявляемыми требованиями.

ст. 310 ГК РФ

Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение его условий не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Односторонний отказ от исполнения обязательства, связанного с осуществлением его сторонами предпринимательской деятельности, и одностороннее изменение условий такого обязательства допускаются также в случаях, предусмотренных договором, если иное не вытекает из закона или существа обязательства.

Вот как это использую я:

В соответствии со ст. ст. 309, 310 ГК РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом, односторонний отказ от исполнения обязательств не допускается.

Не бойтесь поиграть с формулировками, переставить слова местами, чтобы сделать ударение на какое-то из них.

Это придаёт убедительность вашему тексту, при этом не загромождает его ненужными фразами, позволяя оставаться лёгким.

Ведь ваш текст и так будет загружен указанием различных дат, наименований документов и лиц, сумм и ссылок на нормативные акты. Именно поэтому важно излагать всё лаконично и по существу.

Также не забывайте, что все ваши аргументы, вытекающие из законодательства, должны подкрепляться документальными доказательствами.

ГРАМОТНЫЙ  ТЕКСТ

Предпоследний момент – это текст, изложенный без орфографических ошибок и с соблюдением правил делопроизводства. Читая неграмотные тексты, сразу возникает чувство неуважения к себе со стороны автора.

Я просто ухожу с сайтов, на которых изложен неграмотный контент, потому что мне неприятно спотыкаться на каждом слове.

Представьте, каково же судьям или вашим оппонентам читать коряво написанный текст, вызывающий брезгливое презрение.

Если у вас проблемы с русским языком, то в сети много сервисов по проверке грамматики, например, орфограммка.ру. Ну а порядок составления документов придётся изучить (поля, абзацы), или хотя бы подсмотреть, как красиво написаны законы.

И последнее. Отбросьте категоричность, причём это касается не только составления документов, но и общения с оппонентом. Возражать надо со знанием дела, а не пускать пыль в глаза.

Ведь вы излагаете свою точку зрения, а не представляете истину в последней инстанции.

Выражайтесь нормативными формулировками, это поможет вам избежать недопонимания с вашим оппонентом: не «вы должны были нам…», а «обязательства должны выполняться в соответствии…».

Я понимаю, что лёгким это только кажется, но никто не рождается мастером, всему надо учиться. Надеюсь, эта статья поможет вам хоть немного разобраться в том, как правильно составить юридический документ и, возможно, облегчит понимание порядка его составления.

Нет ничего невозможного. Ваш юрист.

P.S.

Материал основан только на личном опыте.

Источник: https://svoyurist.com/processualnie-sudebnie-tonkosti/kak-sostavit-yuridicheskiy-dokument

Пишем текст документа грамотно #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Как грамотно составить документ

Качество написания текстовой информации в ходе решения управленческих вопросов не теряет своей актуальности и сегодня.

Учитывая постоянное увеличение объемов информации, стремительное развитие и внедрение новых технологий,  умение грамотно и емко излагать мысль приобретает принципиальное значение, как залог легкого и комфортного ее восприятия.

Работа над словом – вещь кропотливая, тонкая, трудоемкая. Найти нужное, свежее слово нелегко. Как писал В. Маяковский в стихотворении «Разговор с фининспектором о поэзии», «в грамм добыча, в год труды» «Изводишь, единого слова ради, тысячи тонн словесной руды»*.

Как тут не вспомнить всем известное выражение  о том, что краткость – сестра таланта. Быть может, тот, кто когда-то сказал об этом, в том числе, имел в виду и управленческую деятельность? Именно краткость наряду с достоверностью, объективностью, полнотой и ясностью изложения информации является важнейшим требованием к составлению документов. 

Оттого насколько четко и ясно составлен текст письма, даны указания к исполнению документа, нередко зависит успех дела.

Сутью любого документа является текст. Он несет основную нагрузку, является сутью документа. Отсюда зачастую и возникают сложности с его составлением.

Распространенные ошибки в составлении текста документа. Основные требования и рекомендации к написанию

Как часто сотрудник отдела документационного обеспечения, получая документ, сталкиваются с непомерно «раздутым», громоздко составленным текстом, к примеру, служебного письма.

Это связано с тем, что текст насыщен многочисленными повторениями, автор ссылается на иные документы, подробно расписывая хронологию событий. Вот тогда с благодарностью вспоминаешь «стилистику деловой речи». И, корректируя тексты, невольно сожалеешь, что эту дисциплину не читают повсеместно.

Ведь умение четко, понятно и доходчиво излагать суть вопроса важно в любой профессиональной деятельности. И не только.

На практике исполнителем (автором) документа зачастую бывает человек, не имеющий отношения к делопроизводству, и специалисту документоведу важно помочь ему освоить ряд нехитрых правил, выработанных  практикой делопроизводства.

Деловое общение подразумевает деловой стиль. Нормой официального делового стиля является нейтральный тон изложения.

Действуя от имени организаций, т.е. от имени юридических лиц личный субъективный  момент в тексте документа (письма)  должен быть сведен к минимуму.

Однако следует помнить, что служебный документ призван побудить  к какому-либо действию, заинтересовать адресата, убедить его. Это достигается аргументированностью и логичностью  приводимых фактов и доводов. Кроме того, документ должен быть безупречен и в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности (отражение фактического состояния дела) и объективности документа при полноте (вся необходимая информация по существу вопроса),  точности, исключающей возможность двоякого понимания.

Избегая излишне объемного текста документа, желательно, опустить подробную хронологию и перечисления документов, сославшись на них кратко: указав заголовок, дату, номер. И приложив копии этих документов к письму.

Важно помнить, что желательный объем письма не должен превышать двух страниц.  

Как правило, с написанием сложных длинных документов, таких как  инструкции, правила, положения исполнители структурных подразделений сталкиваются не слишком часто. А для написания служебных писем широко используется устойчивые языковые обороты, которые можно сохранить в памяти ПК в качестве шаблонных.

Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций:

– «Сообщаем, что по состоянию на…»;

– «Направляем на рассмотрение и утверждение…»;

– «В соответствии с договоренностью,  достигнутой…»;

– «Принимая во внимание, что…, просим…». **

Подобные часто употребляемые стандартные фразы, как правило, указаны в приложениях к инструкции по делопроизводству.

Текст служебной документации имеет свою структуру, призванную обеспечить последовательность излагаемой информации, выделение ее основных частей.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения.

В конце ХХ в. в связи со значительным увеличением  объемов информации, обрабатываемой при принятии решений, для  облегчения восприятия и выделения сути документа, рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса, просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.*** 

Например:

Приглашаем принять участие в Конференции «Технологии и инновации», которая состоится 01.11.2012 г.

Конференция посвящена решению актуальных задач внедрения систем электронного документооборота.

Программа запланированных в рамках Конференции мероприятий прилагается.

Тексты сложных и объемных документов, таких как обзоры, отчеты делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, Номер подраздела состоит из порядкового номера и номера самого раздела.

Заголовок к тексту – как важнейший реквизит документа

Исполнители не редко игнорируют написание заголовка к документу (реквизит, кратко излагающий содержание документа), несмотря на то, что он является обязательным реквизитом служебных документов и писем в особенности.

Скорее и проще составить заголовок документа, полностью написав текст, когда суть его полностью сформулирована и абсолютно ясна.

При получении письма адресатом, заголовок помогает быстро, не вчитываясь в детали текста, зарегистрировать документ, сократив тем самым и время предварительного рассмотрения документа. Руководителю – скорее определить исполнителя документа.

Таким образом, четко и кратко сформулированный заголовкок способствует сокращению времени рассмотрения, решения вопроса, обозначенного в документе и располагает к быстрому получению ответа.

В завершении хотелось бы еще раз подчеркнуть – текст несет основную нагрузку, он выражает причину, цель, побудившую составить документ, является его сутью.

Для того, чтобы составить текст наилучшим образом важно помнить главное: документ не формальность, не просто информация к размышлению, а главный посредник в ходе деловой переписки и первый помощник в решении управленческих вопросов.

* Дипломатические документы и дипломатическая переписка: учеб. пособие  для вузов / Э.Н. Муратов. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: Астрель: АСТ, 2005, С. 13.

**Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И.Н. Кузнецов. – М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2012. С. 184.

*** Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л. В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Форум, 2011. С. 76

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Pishem-tekst-gramotno.aspx

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.